Dit deel van de site bevat een aantal hoofdstukken waarin in detail wordt ingegaan op het conversietraject. Kies daarvoor één van de hier rechts genoemde menu-opties. Deze artikelen zijn geschreven vanuit de ervaring en visie van MuCom Software. Wij kunnen niet kijken in de keuken van andere leveranciers die de conversie zelf uitvoeren.

U heeft uw HIS jaren achtereen gebruikt voor het registreren van allerhande gegevens omtrent uw patiënten. Daarbij bent u gebonden geweest aan de eisen en eigenaardigheden van uw HIS. Al deze informatie is onmisbaar voor u tijdens het uitoefenen van uw beroep. Daarom is het uitermate belangrijk dat alle informatie bij de conversie naar het nieuwe HIS meegaat. Nog belangrijker is dat alle informatie weer op de juiste plaats terugkomt; de verschillende gegevensgroepen moeten worden gezien als structurele data en niet als stukken tekst.

Bij de conversie wordt rekening gehouden met de verschillende soorten data en wordt er naar gestreefd alle data op de juiste plek in het nieuwe HIS terug te laten komen. Indien dit om wat voor reden dan ook niet mogelijk is, wordt er in overleg met u een passende oplossing gezocht.

Op sommige punten wijken de HISsen iets van elkaar af, waardoor (een deel van) de gegevens op een andere wijze geïnterpreteerd wordt. De meeste afwijkingen zijn bij ons bekend en er is dan ook een oplossing voorhanden.

Te allen tijde geldt: er wordt niets aan de gegevens veranderd en alle informatie die niet 1-op-1 overgezet kan worden komt op een andere wijze wel mee. Na de conversie moet u de data kunnen terugvinden zoals die aanvankelijk door u was ingevoerd (dus incl. typefouten...).

Natuurlijk is er ook sprake van enkele beperkingen bij de conversie van de data van uw HIS:

• Indien data niet (juist) gecodeerd of gestructureerd is opgeslagen, dan zal de conversie daar geen verbetering in brengen.
• Financiële informatie wordt niet geconverteerd. U dient in uw oude systeem de financiële administratie af te ronden.
• De inhoud van de agenda van sommige HISsen kan niet worden omgezet. Dit kan het gevolg zijn van het niet kunnen exporteren van de gegevens, of van het importeren ervan.
• Magistrale receptuur kan in een aantal gevallen niet geconverteerd worden.
• In een aantal gevallen accepteert het ontvangende HIS bij de conversie geen BSN-informatie. U dient deze informatie middels een eenmalige COV aan te vullen.
• De opmaak van de correspondentie kan verloren gaan (de inhoud natuurlijk niet).
• Ingescande documenten worden niet geconverteerd. In de meeste gevallen kan het scan-programma ook in de nieuwe situatie gebruikt blijven worden, of wordt deze data op een andere wijze omgezet.

De werkwijze van een conversie is voor alle HISsen ongeveer gelijk. Allereerst wordt de data uit het 'oude' HIS geëxporteerd. Dat kan gedaan worden middels mogelijkheden in het programma zelf, of er wordt een tool gebruikt waarmee de data rechtstreeks uit de databases wordt getrokken.

De volgende stap is het creëeren van bruikbare bestanden op basis van de ruwe data. Deze bestanden worden vervolgens weer gebruikt om een zgn. HUF-bestand (His Uitlever Formaat) aan te maken. Dit bestand vormt de input van het te vullen HIS.

Een deel van de beperkingen komen voort uit de HUF standaard. Deze standaard is enige tijd geleden afgesproken. Er wordt regelmatig aan de standaard gesleuteld, zodat nieuwe gegevens (Uzovi, BSN, etc.) alsnog mee geconverteerd kunnen worden.

Een conversietraject bestaat altijd uit:

• een inventarisatie - welke gegevens moeten er mee, bespreken van beperkingen en doorlooptijd, planning.
• proefconversie - er wordt altijd een proef uitgevoerd. Er is dan geen tijdsdruk, er ontstaat een beter beeld van de data, mogelijke fouten kunnen vooraf hersteld worden en u krijgt de mogelijkheid om het resultaat te controleren. Ook krijgt u de gelegenheid om kennis te maken met het nieuwe HIS met UW data.
• definitieve conversie - deze moet in een zo kort mogelijk tijdsbestek doorlopen worden. Door de proefconversie is al bekend waar de knelpunten zitten en weten we hoeveel tijd de conversie beslaat.
  

De het totale kostenplaatje van een conversie bestaat uit de volgende posten:

• mogelijke kosten gedeclareerd door uw huidige HIS leverancier voor het aanleveren van de data. Dit is afhankelijk van de leverancier en het HIS.
• mogelijke kosten voor ontwikkelen c.q. aanpassen van de de conversieprogrammatuur. Hiervan kan sprake zijn indien er afwijkingen in de data zitten, of als er specifieke wensen zijn.
• werkzaamheden voor feitelijke dataconversie (proef en definitief). Dit zal de grootste post zijn: een conversie kost veel werk en dus uren.

Daarnaast kan er nog sprake zijn van kosten voor nieuwe hardware, software en installatie, maar die vallen natuurlijk buiten de conversie.

• Privacy is een uitermate belangrijk issue van het conversietraject. U geeft namelijk uw complete medische administratie uit handen en dan moeten u en uw patiënten er zeker van zijn dat deze data vertrouwelijk behandeld wordt.

Er zijn een aantal momenten dat privacy en veiligheid van belang zijn:

• Tijdens het transport van de data van uw systeem naar diegene die de conversie uitvoert
• Tijdens het converteren van de databestanden
• Tijdens het controleren van de conversie
• Tijdens het transport van de geconverteerde data terug naar uw systeem
• Tijdens de installatie van de nieuwe bestanden

Uitermate belangrijk is dat er tijdens het transport gewerkt wordt met versleuteling van de data, of dat de gegevens middels aangetekende post worden verstuurd.

Bij de punten waar met de databestanden wordt gewerkt geldt dat de partijen zich moeten houden aan de richtlijnen die gelden voor het omgaan met privacy-gevoelige gegevens. V.w.b. MuCom Software kunt u er zeker van zijn dat uw gegevens volledig vertrouwelijk worden behandeld.