Op moment van schrijven komt Promedico in twee smaken: VDF en ASP. In geval van de laatste zal de data door Promedico aangeleverd moeten worden. Er zijn onderling goede afspraken gemaakt en contact met het Projectburo van Promedico volstaat.

In geval van de versie Promedico VDF zult u zelf de data moeten aanleveren, of u maakt gebruik van de diensten van uw systeembeheerder. Indien u gebruik maakt van onderstaande lijst, zal het in de meeste gevallen geen probleem zijn.

• Zorg er voor dat alle werkplekken afgesloten zijn, ook een eventuele werkplek op de server. Indien er nog ergens een versie van Promedico actief is, zullen niet alle bestanden bij het kopieren worden meegenomen en is een conversie niet mogelijk.
• Bepaal waar de programmatuur en data van Promedico geïnstalleerd is. Meestal is er sprake van een server, waarop een map met de naam PROMED staat. Binnen deze map vindt u submappen met de naam PM2, PM2BAS, PM2DATA, etc. Voor een conversie zijn ALLE bestanden nodig (met uitzondering van PM2SENS, zie volgend punt).
• Verzamel alle bestanden van Promedico in een ZIP of RAR bestand. Let op: indien u gebruik maakt van Scan & Sorteer moet u de map PM2SENS uitsluiten; de bestanden in deze map zijn zeer groot en worden niet gebruikt bij de conversie. Deze actie kan enige tijd in beslag nemen.